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采購審計知識
錄入時間:19-05-17訪問:
    所有審計需要的資料包括:
 
    1、單位簡介、工作總結;
 
    2、單位執行的制度;
 
    3、財務報表、賬簿及憑證。
 
    采購部內部審計需要的資料包括:
 
    1、采購業務流程、采購審批流程、簽訂合同權限;
 
    2、采購招標文件;
 
    3、采購合同、協議及其管理臺賬;
 
    4、供應商管理臺賬;
 
    5、審計期間存貨的盤點資料;
 
    6、債權債務余額明細及相關說明。
 
    其余的諸如采購(調料)請求資料、市場詢價資料、貨物檢驗資料等。
 
    采購審計的重點是業務流程是否合規、價格是否合理、質量是否有保證以及是否存在舞弊。
 
    具體審計程序、內容與步驟如下:
 
    一、供應商的選擇與合同的簽訂
 
    審計內容(風險點):
 
    1、篩選供應商沒有按公司的要求與制度,沒有經過主管領導的審查與審批。
 
    2、供應商與預選供應商名單單一,沒有及時評選更新。
 
    3、單獨與供應商的進行談判,談判內容沒有記錄。
 
    4、合同或訂單所列項目、規格與申請部門所列的項目、規格不符,包括數量與價格等。
 
    5、簽訂合同或訂單的條款與談判內容不一致。
 
    6、申請物資采購沒有核對預算項目及庫存材料,簽核手續不齊全。
 
    7、物資采購價格的確定依據不充分、不合理,與當時的市場價相差較大。
 
    8、采購合同條款缺乏公平、公正,公司處于被動的地位。
 
    9、合同簽訂不按權限規定執行,有超過權限簽訂合同的情況。
 
    10、急需物資、零星物品的采購超出批準自購的范圍,采購金額違反《管理人員權限》的規定。
 
    11、生產緊急物資(急件)或項目預算外增加的物資(經領導口頭同意的)購入使用后,沒有補辦相關手續。
 
    12、物資采購不是直接從生產廠家購買。
 
    對應的審計程序與步驟:
 
    1、查閱并收集公司關于選擇供應商(采購)的制度及相關的操作流程,抽查所有采購部存檔的供應商名單,確定其是否經領導或關委員會批準;再從系統抽查各類物資材料供應商名單各30個,與核對的供應商名單核對,確定名單在批準的范圍內。
 
    2、抽查各類材料、物資、土建、安裝等供應商的名單,比較歷年來的供應商名單的變化,確定其是否供應商名單較少、比較單一,沒有年度評定與考核、沒有及時引進新的供應商,名單沒有及時更新。
 
    3、從采購部門抽查相關的談判資料50份,查看其是否有談判記錄,是否由采購員單獨與供應商進行談判,談判人員的簽字是否齊全等。
 
    4、從ERP系統抽查各類合同或訂單各40份,根據申請部門填寫的《物資采購申請表》詳列的物資名稱、規格、數量,核對合同或請單上的物資名稱、規格、數量是否相符,如不符,要求提供不符的相關證明與文件。
 
    5、了解談判的流程及有關的談判記錄,查看50份合同或訂單日及其相關的談判記錄,對比采購合同或訂單的內容及條款,確保談判內容與合同內容一致;主管領導是否適度參與談判等。
 
    6、重點抽查10個大的采購項目,查閱其預算項目核對相應合同所附的明細項目,確定其是否超出預算項目,如果超出預算項目,則跟蹤檢查操作程序及索取有關的批準文件。并查閱倉庫的核查手續是否齊全,是否簽署意見等。
 
    7、抽查30價格較大的采購合同,確定價格及供貨條款是否經過審批,查看供應商報價和其他供應商報價的原始資料,核對價格比較審批表,證實價格確定的來源或者經采購領導小組批準的相關文件;檢查采購部的市場價格資料來源的廣泛性與準確性。并抽樣做市場信息調查,與同期同類材料市場價格比較,分析供應商報價的合理性。
 
    8、抽查采購合同30份,追溯到與供應商就簽訂合同商談的詳細內容記錄,了解合同起草的過程,有否對所列條款進行研究、審定,或咨詢公司法律顧問。并根據《合同法》分析各具體條款的合理、公平、公正性。
 
    9、根據公司有關的權限表,抽查每類合同各20份,查閱合同的審批人,是否在授權的范圍內,如有超過審批權限,則要追查其原因,并要求提供相應的授權書等。
 
    10、查閱自購的訂購單與《急需物資申請表》上的物資名稱核對是否一致,有否借急用之名采購急需物資以外的設備,查看審批權限是否按采購流程操作和有關權限標準規定執行。
 
    11、抽查《急需物資申請表》有關人員簽批是否符合權限規定,申購部門領導、采購部領導簽署的意見是否同意“先購買,后補辦手續”,對應簽批日期和補辦請購、訂單日期判斷補辦手續的及時性。
 
    12、抽查50份通過中間商采購的合同(10000元或以上),詢問不直接向制造商購貨的原因,查詢與制造商直接接洽的證明。如有可能直接向制造商了解購貨價格及已訂合同的價格。
 
    二、采購訂單(合同)的執行方面
 
    審計內容(風險點):
 
    1、采購合同或訂購單重復打印簽批,存在重復購進、付款的風險。
 
    2、供應商沒有按合同規定時間發貨或發貨物不齊全。
 
    3、供應商沒有按合同規定的品牌、生產商或不可外包等條款提供貨物。
 
    4、合同執行進度沒有建立報告制度,沒有報告采購主管。
 
    5、訂單或合同在執行過程中條款的變更缺乏依據。
 
    6、合同或訂單的執行不及時及貨款的核對。
 
    7、合同或訂單執行(交貨或完工)期限與約定時間不相符。
 
    8、采購合同或訂單檔案管理不規范,采購員沒有實行輪崗制度。
 
    對應的審計程序與步驟:
 
    ① 了解訂購單的錄入、更改、簽批、提交、打印程序,分析每個環節可能存在的風險,從系統上抽查每月前50份訂單,合計600份訂單,確定其是否對訂單有重復采購,并向電腦部門提出控制改進的建議。
 
    ② 查閱檢查期間每月30份訂單、合同發貨時間以及發貨數量,從系統上核對倉庫收貨入庫時間及入庫數量,與核定時間比較以判斷發貨的及時性、準確性。
 
    ③ 根據以上②點上所抽查合同,檢查對應的驗收單,核對所購貨物是否為合同中的生產商及品種、品牌,分析了解其不符的原因及過程。
 
    ④ 檢查采購部門是否建立合同執行制度及反饋制度,采購員是否按規定的時間把合同的執行進度報告給采購主管,主管是否簽署相關的管理意見。
 
    ⑤ 從系統上抽查所有采購材料補充訂單或補充合同,查看其是否有變更或對應補充合同的依據,依據是齊全,理由是充分,是否有領導的審批手續等。查看確認訂單(合同)執行過程中出現數量、價格變更的情況,然后跟蹤查證變更的有關批文或補充合同等有效證據。
 
    ⑥ 從ERP系統采購模塊查閱檢查期間三個月材料訂單,核對每一訂單的執行情況以及倉庫明細賬入庫記錄,確保前一訂單執行完畢后,才執行新訂單,不允許有前訂單已付款未提完貨即終止執行,又重新訂立并執行新訂單的情況。
 
    ⑦ 從質檢驗收部門抽取驗收報告或竣工驗收單100份,根據驗收項目對應的合同規定的交貨時間,比較驗收報告或竣工驗收單,確定合同簽訂的(驗收)完工時間是否與合同規定的完工交貨時間一致。
 
    ⑧ 抽查檢查期間土建、裝修合同各20份、物資采購合同50份留存檔案,確定是否按公司規定存檔,存檔資料是否齊全完整。檢查采購部門兩年來員工崗位職責與工作分工,了解其工作范圍是否有變化、員工之間是否實行輪崗制度等。
 
    三、倉庫驗收入庫與貨款付款
 
    審計內容(風險點):
 
    1、倉庫驗收物資時沒有按公司規定驗收入庫。
 
    2、物資材料沒有驗收入庫就直接運到使用部門。
 
    3、物資材料入庫前沒有經過質檢部門抽檢。
 
    4、訂單或合同執行完后不及時對賬、結清貨款。
 
    5、預付貨款不按合同條款辦理,缺乏有效監控。
 
    6、物資采購業務與會計記錄信息不統一。
 
    對應的審計程序與步驟:
 
    ① 收集查閱有關驗收制度與流程,了解倉庫的操作規程;再從倉庫實地觀察其實際驗收工作流程,比較實際操作情況與制度規定的差異;重點是觀察驗收時的數量與質量的驗收手續的正確性。
 
    ② 檢查該年每月1-5日所有材料的訂單,統計訂購的數量,核對倉庫入庫數量,在訂單規定的期限執行完畢后,訂購數量大于入庫數量的,再從“生產報表”查看輔助材料累計使用量,如果使用量大于購入量的,則到使用輔助材料車間進一步調查了解,查看使用原始記錄,確認輔助材料的購入沒有按流程操作,即驗收入庫。
 
    ③ 查看質量監督部門的物資檢驗記錄,按類別訂單編號順序抽查各100份,查看抽樣檢驗結果鑒定,判斷是否有漏檢或不檢的現象。
 
    ④ 抽查“應付賬款”明細科目余額10萬元以上的50個客戶、100萬元以上20個客戶,核對應訂單(合同)履行時間和完成時間以及貨款的支付情況,確保每份訂單(合同)貨款兩清。
 
    ⑤ 在“應付賬款”“預付帳款”明細賬上查閱有關預付材料貨款的付款憑證編號,查看付款憑證的付款依據,對應訂單(合同)執行情況來判斷付款的正確性,避免以請示批文預付貨款后,補辦訂單又重復預付貨款。
 
    ⑥ 確定會計記錄的依據與流程。到倉庫抽查材料明細賬,抽查該期(年度)1-11月底各類材料累計購入的數量與價格,與會計賬記錄的數據核對,查明是否是倉庫沒有及時把入庫單、驗收報告單、發票交給會計入賬還是其他原因所致。
 
    來源:采購經驗分享者、審計之家

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